仕事の出来る人はメモの取り方1つとっても違いますよね。
今回はメモの基本の取り方をご紹介します。
アイデアを盛り込んで、自分なりのメモスタイルを創りあげましょう。
仕事のメモの取り方 9つのこと
1）期日を記す
当たり前かもしれませんが、用件の期日をまずはかきます。
「いつからいつまで」のことなのか明確にしておきます。
2）言葉を簡単に、漢字はカタカナにするなどしてスピードアップ！
難しい言葉は簡単な単語に、
漢字が複雑なものはカタカナにするなど
少し変えるとメモを取るスピードがアップします
3）必要な情報だけを単語で明確に書く
何が必要な情報なのかというのは、取捨選択が難しいですね。
箇条書きを意識します。
よく言われるのが5W1Hです。
「誰が(Who)」
「何を(What)」
「いつ(When)」
「どこで(Where)」
「なぜ(Why)」
「どのようにして(How)」
というものですね。
仕事の場合はHがもっと増えます。
金額を聞く「How much？」も特に重要です。
また、数字の間違いは大きな仕事のミスになるので要注意ですね。
固有名詞、品番、数字などは特に気を付けましょう。
似て非なる商品を発注してしまったり、金額や期日を間違えると大損害になりかねません。
仕事でパソコン作業が増えて字が汚くなったりバランスも悪くなってきますが、
なるべく読める丁寧な字をこころがけましょう。
最終的にはPCのブラインドタッチのように
ノート以外を見ていても読める字が書けたら便利ですね。
4）図や記号をうまく使ってみよう！
各事項の関連などは図や記号で示すことでわかりやすくなります。
単語と単語を矢印でつなげて相関図にしたり、注釈をつけたりですね。
あとは簡単なQ＆A形式にして矢印をひっぱるだけでも見やすいかと思います
（例）：「場所は？」
→東京駅 ※変更時は課長から連絡あり
有効に取り入れましょう！
5）1項目に1ページ
余白があると勿体無いと思いがちですが、見た時にわかりやすいのはこの形です。
ページ上部に内容にタイトルを付けて、数ページに渡った時は「1/2」などと書いていきます。
後で追加情報を書く時は、「○月○日」と「追記」というように記しておきましょう。
6）疑問点などを記述するためのスペースを空けておく
ちょっとした疑問点、後で調べたいこと、ちょっとした感想などを書くスペースを
ノートの下の1/3～1/4程のところにラインをひいて区切っておくと、日々の役に立ちます。
7）4色ボールペンをつかいこなす。
基本は黒でかきます。
期日などの重要事項は赤、
その場で浮かんだアイデアは青、
後で要確認は緑などと
決めておくと、あとで見直した時にわかりやすいですね。
色を変える暇がないときは
キーワードを少し大きめの字にするだけでも目立ちます。
8）メモはいつも身近に置く
急用を言いつけられたときや、
なにかアイデアが思いついたときもメモがないと消えてしまいます。
プライベート用も仕事用も、
一冊にしていつでも取り出せるようにしたほうがよいでしょう。
9）頷きながらメモを取る
一対一でメモを取らせてもらうときに
スピードが追いつかないほど早く話が進む時は、
会話にうなずきを入れると、スピードダウンします。
打合せの時などは相手の表情にも多くの情報が含まれていますから、
メモばかりに顔を向けないようにしましょう！
No.29 メモの取り方であなたをアピール～面接にも役立つ～
仕事でメモを取ったあとの失敗しがちなこと、やっておいたほうがよいこと
メモ書きを後日まとめることも多いかと思いますが
後でまとめようと思うことはやめましょう。
字が雑になってても理解できるうちにまとめることが大切です。
打合せなどでは、その場でメモを見通して、期日のある仕事についてザッと確認を取って締めにするのも効果があります。
新入社の方などは、慣れない仕事も多いかと思いますから
取ったメモを再確認してからとりかかったほうが、時間をロスすることもありません。
また、メモ自体を紛失してしまうこともとても危険です。
個人情報や社外に漏れてはよくないことなどあるかと思います。
とりあえず自分の名前や部署・連絡先などを記しておいて、中身を開かなくてもわかるようにしておくのもよいでしょう。
物を失くしやすい方は、落とした時に音がする材質のノート・メモ帳を選んでみましょう。
メモに役立つ筆記用具
・超整理手帳
超整理手帳は縦の長さがA4と長く、
スーツなどに入れておくには不便ですが、
資料などを挟めるポケットもついていますし、
会社が支給するノート・資料などもＡ4のことが多いので、思った以上に便利です。
・A4の紙
超整理手帳の発展形として、Ａ4の紙を折りたたんで使う方法もあります。
ネット上に罫線がスケジュール帳などの型があるので、それを印刷してもよいです。
この手帳の良さは、書き終わったらすぐにスキャナで取り込んで電子化するのが楽な点にあります。
・固さのある表紙が付いているもの
テーブルなどのない所でメモを取る機会が多いならば、固さのある表紙、背表紙があると書きやすいです。
書き味も滑らかなMOLESKINなどが有名ですが、他メーカーにも有ります。
ノートをつかう場合も、表紙、背表紙を挟み込む硬いカバーを用意しておくと、会社支給のノートでも他人と間違いにくいですし、立ったまま書けるという利点があります。
・ペンは4色ボールペン
重複になりますが4色ボールペンですね。
予備の分も持っておくと安心です。